ЖУРНАЛ · 28 ОКТЯБРЯ 2025

Как вести записи о санитарные обработках, чтобы они принимались проверяющими как доказательство непрерывного контроля

Большая часть штрафов в РФ по данным Роспотребнадзора связана не с отсутствием обработки, а с отсутствием корректной и непрерывной документации. Мы написали эту статью, чтобы показать как формировать документальные доказательства обработок, которые проверяющие специалисты трактуют как достаточные.

Алексей Меньшиков
Занимается пест-контролем 15 лет

Роспотребнадзор смотрит на непрерывность записи, сопоставление дат обработки с датами осмотров, актуальность применяемых препаратов, факт наличия корректирующих действий после инцидентов, и наличие связки между обработкой, выявленным нарушением и итогом. Это отражено в требованиях к производственному контролю.

Договор с санитарной службой фиксирует факт регулярного сервиса и конкретизирует периодичность, состав работ и типы вредителей, которые покрываются. Менеджеру объекта важно чтобы договор содержал конкретные интервалы, перечень зон обработки и формат отчетности по итогам каждой обработки. Это делает документ юридической базой для проверки.

Сертификаты средств подтверждают, что применяемые препараты разрешены для использования на пищевых и производственных объектах, соответствют ГОСТам и требованиям безопасности. Храните сертификаты в одном месте, чтобы быстро найти при проверке. Если препарат в договоре указан, сертификат на него должен быть доступен. Подробнее о соблюдении стандартов написали в этой статье.

Допуски персонала — это удостоверения и документы, подтверждающие квалификацию исполнителя именно как санитарного специалиста по пест-контролю. Менеджеру объекта достаточно хранить сканы и на каждую пришедшую бригаду сверять факт наличия у исполнителя соответствующего допуска. Это закрывает риск вопросов со стороны контролера.

Акты фиксируют факт конкретной обработки в конкретный день. В акте всегда должны быть дата, зоны, тип вредителя, применённые средства и результат визуального осмотра после обработки. Для менеджера объекта это основной первичный документ. Считайте, что если акта нет, то обработки не было.

Журнал служит для накопления последовательности всех актов. Чтобы быстро ориентироваться в датах работ. Тут фиксируются все осмотры, обработки, инциденты и корректирующие действия. Журнал должен быть непрерывным. Без пауз. И чтобы в журнале отражалось что делалось после любых выявленных следов вредителей.

Планы размещения ловушек нужны, чтобы контролировать физические контрольные точки. Менеджер объекта должен иметь карту, где каждая ловушка имеет номер, точку на плане объекта, дату установки и дату последней проверки или замены. Это позволяет доказать проверяющему что контроль среды не хаотичный, а структурированный.

Формально с 2021 года Роспотребнадзор начал трактовать электронные записи как допустимое доказательство при условии что они непрерывные, прослеживаемые и с фиксированной историей правок. Вести такой журнал можно как в обычной Google-таблице, так и в специализированном ПО. Например, на платформе ИАС.

Как и в аналоговом варианте, цифровой журнал должен хранить всю историю обработок и осмотров. Каждая запись фиксируется с датой, временем и исполнителем. Записи не должны редактироваться без следов. Если правка произошла, система должна сохранять историю изменения.

Фотофиксация обязательна для критических зон. Если обнаружены следы вредителей, нужно прикладывать фото до обработки и после. Это позволяет показать что корректирующее действие было выполнено.

Все акты, договоры, сертификаты и допуски также можно хранить в цифровом виде внутри системы. По каждому акту должна быть возможность открыть вложения и увидеть используемый препарат, сертификат исполнителя и фото результата.

Корректирующие действия фиксируются отдельными записями со ссылкой на инцидент. Это закрывает причинно следственную цепочку. Когда проверяющий видит что была проблема, было действие, и есть подтверждение результата, система документирования считается полноценной.